Fehlerminimierung in der Personaleinsatzplanung: Wie levatis die Effizienz steigert
Die Personaleinsatzplanung ist eine komplexe Herausforderung, die Unternehmen jeder Größe betrifft. Fehler in solch einer essenziellen Planung, können zu schwerwiegenden Folgen, wie Über- oder Unterbesetzung, unzufriedene Mitarbeiter oder erhöhte Betriebskosten führen. Mit der richtigen Technologie können diese Fehler jedoch stark reduziert werden. Im folgenden Beitrag zweigen wir, wie levatis dabei hilft, eine erfolgreiche Einsatzplanung zu gewährleisten.
Herausforderungen in der Personaleinsatzplanung: so werden sie bei levatis gelöst
- Konflikt zwischen langfristiger Planung und kurzfristigen Änderungen
Eine der größten Herausforderungen in der Personaleinsatzplanung besteht darin, eine langfristige Kapazitätsplanung mit unvorhergesehenen kurzfristigen Änderungen in Einklang zu bringen. Beispielsweise können Krankmeldungen, Projektverzögerungen oder unvorhergesehene Kundenabsagen dazu führen, dass ursprüngliche Pläne plötzlich unbrauchbar werden. Die Fähigkeit, schnell und effektiv auf solche Änderungen zu reagieren, ist essenziell, um den Betrieb reibungslos aufrechtzuerhalten.
Unsere Lösung: Levatis ermöglicht eine unterschiedliche Darstellung derselben Planung, um sowohl langfristige als auch kurzfristige Anforderungen zu erfüllen.
- Für die mittel- und langfristige Planung bietet die Plattform eine Übersicht auf Wochen- und Monatsebene, um Kapazitäten vorausschauend zu organisieren.
- Für die Detailplanung oder kurzfristige Änderungen steht eine präzise Ansicht auf Tages- und Stundenebene zur Verfügung.
- Die Daten bleiben konsistent: Alle Ansichten zeigen dieselben Informationen, nur aus unterschiedlichen Perspektiven oder „Flughöhen“. So wird ein nahtloser Übergang zwischen strategischer und operativer Planung gewährleistet.
- Herausforderungen durch geteilte Teams und Ressourcen
In vielen Unternehmen teilen sich mehrere Techniker oder Disponenten die Verantwortung für dieselben Mitarbeitenden. Dies führt oft zu Konflikten oder Missverständnissen, wenn Pläne nicht klar kommuniziert oder doppelte Ressourcenanfragen gestellt werden. Eine koordinierte und transparente Planung ist notwendig, um reibungslose Abläufe sicherzustellen und solche Probleme zu vermeiden.
Unsere Lösung: Mit levatis sind Planungsboards stets in Echtzeit auf allen Browsern und Oberflächen verfügbar.
- Der aktuelle Planungsstand ist jederzeit für alle Beteiligten sichtbar, sodass Missverständnisse oder Konflikte zwischen verschiedenen Disponenten und Technikern vermieden werden.
- Manuelle Synchronisationen entfallen vollständig, da Änderungen direkt und automatisch für alle Nutzer aktualisiert werden.
- Verzögerte Rückmeldungen von wichtigen Daten
Ein weiteres häufiges Problem ist, dass relevante Daten wie Zeit- und Materialbuchungen, Regiescheine oder andere Dokumente oft verspätet und unvollständig im Büro eintreffen. Dies führt nicht nur zu Verzögerungen in der Abrechnung oder Projektbewertung, sondern erschwert auch die zukünftige Planung und Entscheidungsfindung. Eine effiziente Lösung für den schnellen und vollständigen Datenrückfluss ist daher unverzichtbar.
Unsere Lösung:
- Levatis sorgt dafür, dass Buchungen, Zeitnachweise, Regiescheine und sogar Fotos automatisiert und nachvollziehbar in das System übertragen werden.
- Diese Daten stehen in Echtzeit oder spätestens mit dem Tageswechsel für die Abrechnung, Disposition und Entscheidungsprozesse zur Verfügung.
- Dadurch werden Verzögerungen und Informationslücken effektiv vermieden, und die Planung sowie Abrechnung werden deutlich effizienter.
Welche Vorteile ergeben sich durch den Einsatz einer digitalen Personaleinsatzplanung wie levatis?
1. Zeitersparnis im Planungsprozess
Durch die Automatisierung der Dienstplanung reduziert levatis den zeitlichen Aufwand erheblich. Aufgaben, die früher Stunden oder Tage beansprucht haben, werden in wenigen Minuten erledigt. Das schafft Freiräume für strategische Aufgaben und entlastet HR- und Management-Teams.
2. Optimierte Ressourcennutzung
Levatis ermöglicht es, Personalressourcen optimal einzusetzen. Überbesetzungen und Unterbesetzungen werden vermieden, was sowohl die Effizienz als auch die Produktivität steigert. Gleichzeitig können saisonale Schwankungen oder unerwartete Änderungen flexibel berücksichtigt werden.
3. Kostenreduktion
Eine präzisere Planung reduziert unnötige Überstunden, vermeidet Fehlzeiten und senkt den Bedarf an teurem Leihpersonal. Gleichzeitig werden finanzielle Verluste durch Fehlplanung oder ineffiziente Abläufe minimiert.
4. Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit
Levatis integriert die Wünsche und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden in die Planung. Dies fördert das Gefühl von Fairness und Mitbestimmung, was die Arbeitsmoral und Motivation steigert. Ein zufriedenes Team ist produktiver und weniger anfällig für Personalbewegungen.
5. Schnelligkeit bei kurzfristigen Änderungen
Krankmeldungen oder unvorhergesehene Ereignisse stellen Unternehmen oft vor große Herausforderungen. Levatis bietet eine Echtzeit-Übersicht über Verfügbarkeiten und Vorschläge für Ersatz, wodurch der Betrieb reibungslos weiterlaufen kann.
