Smartes Urlaubsmanagement und Zeitmodelle – einfach, effizient und neu gedacht

Mit diesem Release haben wir drei zentrale Bereiche grundlegend weiterentwickelt: eine vollständig überarbeitete Urlaubsantragsfunktion, ein neues Werkzeug zum Testen von Dokumentenformeln sowie eine grafische Oberfläche für die Konfiguration komplexer Zeit- und Abrechnungsmodelle. Das Ergebnis: weniger Aufwand, mehr Transparenz – für Mitarbeiter und Administratoren gleichermaßen.

Neue Form für den Urlaubsantrag

Mit dem neuen Update führen wir nicht nur eine Verbesserung ein, sondern eine komplett neue Form des Urlaubsantrags, die einen flexiblen Freigabeprozess für definierte Sonderzeiten ermöglicht.

Der im System hinterlegte Vorgesetzte kann beantragte Sonderzeiten direkt freigeben oder ablehnen, woraufhin der Mitarbeiter automatisch über das Ergebnis benachrichtigt wird.
Zusätzlich lässt sich das Intervall für den Mailversand minutengenau einstellen; ohne Konfiguration erfolgt der Versand standardmäßig einmal täglich.

Welche Grundeinstellungen sind erforderlich?

Praktisch ist, dass pro Mitarbeiter mehrere Vorgesetzte definiert werden können, die sich einfach über eine Auswahlbox festlegen lassen. In den Sonderzeiten kann zudem genau bestimmt werden, welche Arten von Abwesenheiten für Urlaubsanträge zulässig sind.

Dabei lässt sich auch festlegen, ob diese Sonderzeiten von allen Mitarbeitern selbstständig verplant werden dürfen oder ausschließlich durch einen Vorgesetzten freigegeben werden müssen – typische Beispiele sind Urlaub, Zeitausgleich oder Sonderurlaub.

Je nachdem, wer eine Sonderzeit zur Freigabe einplant – sei es der Mitarbeiter selbst oder ein Vorgesetzter für einen Mitarbeiter – werden die Beteiligten automatisch per E-Mail informiert. So bleibt jeder jederzeit auf dem Laufenden:

• Der Vorgesetzte wird informiert, wenn er für einen Mitarbeiter eine Sonderzeit einplant.
• Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung, wenn er für sich selbst eine Sonderzeit beantragt, die vom Vorgesetzten genehmigt werden muss.
• Vorgesetzte bekommen eine Übersicht über alle Sonderzeiten, die von ihnen freigegeben werden müssen.
• Bei Ablehnung einer Sonderzeit erhält der Antragsteller eine entsprechende E-Mail.
• Bei Genehmigung wird ebenfalls eine Bestätigungsmail an den Mitarbeiter versendet

Was ist notwendig, um eine Sonderzeit zu bewilligen?

Sobald ein Mitarbeiter eine Sonderzeit verplant, wird der Termin mit einem Fragezeichen als vorläufig gekennzeichnet und wartet auf die Freigabe durch den Vorgesetzten innerhalb eines bestimmten Zeitraums; alternativ kann er auch per Terminfixierung bestätigt werden. Der Vorgesetzte muss die Sonderzeit über einen gewissen Zeitraum freigeben.

Beim Klick auf den Mitarbeiter im rechten oberen „Mein User“-Menü stehen zusätzliche Optionen zur Verfügung: Über „Meine Abwesenheitsanträge“ können neue Anträge erstellt und alle Sonderzeiten eingesehen werden, während „Anträge genehmigen“ ausschließlich Vorgesetzten vorbehalten ist und die Ansicht offener sowie bereits genehmigter Anträge ermöglicht.

Beim Erstellen eines Abwesenheitsantrags öffnet sich eine entsprechende Eingabemaske. In dieser können die gewünschte Art der Sonderzeit sowie der entsprechende Zeitraum ausgewählt und zur Genehmigung eingereicht werden.

Nach dem Absenden wird der Antrag mit allen relevanten Informationen in einer Übersicht dargestellt. Sollte der Sonderzeitantrag nicht mehr benötigt werden, kann er über einen Klick auf das rote „X“ gelöscht werden.

Wann ist eine Sonderzeit bewilligt?

Sobald eine Sonderzeit vom Vorgesetzten genehmigt wurde, wird der entsprechende Termin als genehmigt markiert. Dies erfolgt durch einen Klick auf den grünen Haken. Gleichzeitig erhalten alle beteiligten Personen eine E-Mail-Benachrichtigung, und im Kalender wird der Termin durch ein Rufzeichen hervorgehoben, das die bestätigte Abwesenheit eindeutig kennzeichnet.

Der DocumentLoader Formel-Tester

Administratoren können ab sofort Dokumentenformeln testen, bevor diese produktiv eingesetzt werden. Der neue Formel-Tester unterstützt die bekannte Token-Syntax ({=attribut}), Trennzeichen ({=) sowie Skriptblöcke ({script:...:script}).

Eine integrierte Token-Toolbox listet alle verfügbaren Platzhalter kategorisiert auf. Per Klick wird der gewünschte Token direkt in die Formel eingefügt.

Unter folgendem Link und mit gültiger Anmeldung kann der Tester geöffnet werden:

Für die Testdokumentauswahl stehen die letzten 20 noch nicht abgerufenen Dokumente bereit. Alternativ kann über eine Projekt-ID gezielt gesucht werden. Die Ergebnisanzeige zeigt für jedes Dokument die aufgelöste Formel – eine schnelle Validierung ganz ohne Auswirkungen auf den Produktivbetrieb.

Komplexe Topflogik und Zeitscheiben jetzt visuell

Bislang erfolgte die Konfiguration von Topflogik- und Zeitscheiben-Modellen ausschließlich über XML-Dateien – ein fehleranfälliger Prozess, der tiefgreifende technische Kenntnisse erforderte. Mit diesem Release löst eine grafische Benutzeroberfläche die manuelle XML-Bearbeitung vollständig ab.

Über den neuen Konfigurationsbereich können Administratoren direkt im Browser arbeiten: die 75%-Regel, §68-Grenzwerte für Abend- und Morgenstunden sowie Mindest-Überstundenregelungen lassen sich komfortabel bearbeiten. Die Beziehungen zwischen verschiedenen Arbeitszeittypen (Töpfen) werden grafisch visualisiert, was die Nachvollziehbarkeit der Konfiguration erheblich verbessert.

Auch Zeitscheiben-Modelle können nun vollständig über Formulare angelegt und gepflegt werden – inklusive Regeln zur Zeitscheiben-Zuordnung, Entfernungszuschlägen und manuellen Lohnbuchungen.