Neue Funktionen: Planung & Kontaktverwaltung

Die neuesten Updates optimieren die Filterung, Terminplanung und Kapazitätsverwaltung. Zudem können Kontaktpersonen nun direkt Kunden, Aufgaben oder Objekten zugewiesen werden – ideal für eine effiziente Organisation.

Hier die wichtigsten Neuerungen im Überblick!

Erweiterung der Kontaktverwaltung 

Bisher konnten für einen Kunden mehrere Kontaktpositionen hinterlegt werden, indem beispielsweise Telefonnummern oder E-Mail-Adressen eingetragen und im Kommentarfeld die zugehörige Person vermerkt wurde.

Mit der neuen Version ist es nun möglich, einzelne Kontaktpersonen direkt anzulegen. Dadurch können pro Kontakt gezielt relevante Informationen hinterlegt werden, was die Verwaltung und Zuordnung erheblich erleichtert.

Erweiterte Kontaktzuordnung

Bisher konnten einzelne Kontaktdaten ausschließlich Kunden zugeordnet werden. Mit dem neuen Kontaktmodell ist es nun möglich, Kontakte auch direkt einem Objekt oder einer Aufgabe zuzuweisen – zusätzlich zur bisherigen Zuordnung zu einem Kunden.

Diese Erweiterung sorgt für eine flexiblere und präzisere Verwaltung von Ansprechpartnern und relevanten Informationen.

Erweiterte Kontaktzuordnung & Mobile Client

Mit der neuen Funktion kann direkt bei einer Kontaktperson eingesehen werden, zu welchen Kunden, Objekten oder Aufgaben sie zugeordnet wurde.

Mobile Client: Wie bereits erwähnt konnten Kontakte nur einem Kunden zugewiesen werden. Mit der neuen Version können Kontaktpersonen auch Aufgaben und Objekten zugeordnet werden.

Dies ist besonders hilfreich für Servicetechniker, da sie direkt in der jeweiligen Aufgabe oder beim Objekt die passende Kontaktperson einsehen können.

Rechte auf individuelle Benutzer oder sich selbst

Bisher: In der Benutzerverwaltung kann Benutzern das Recht auf Benutzer-Gruppen erteilt werden. Nur die ausgewählten Gruppen können dann im Wochenkalender angezeigt und verplant werden. Die selbe Einschränkung gilt auch für andere Bereiche von levatis.

Neu: Unabhängig von der Berechtigung auf ganze Gruppen kann die Berechtigung auf einzelne Benutzer erteilt werden.
Beispiel: Ein Techniker darf die Kollegen aus zwei Gruppen im Wochenkalender einsehen und verplanen. Zudem soll er sich selbst und seinen Stellvertreter sehen und verplanen können.

Hinweis: Wenn keine Gruppen und keine Einzelbenutzer ausgewählt sind, dann darf der Benutzer alle Gruppen/Mitarbeiter im Wochenkalender sehen. Sobald Gruppe(n)/Benutzer ausgewählt werden ist levatis für den Nutzer auf diese eingeschränkt.

Filtermöglichkeit

Die Filterfunktion ermöglicht eine gezielte Übersicht über offene, abgeschlossene oder andere Aufgaben. Beispielsweise kann zu Beginn der Woche überprüft werden, welche Aufgaben noch offen sind, um sie neu zu planen oder zu bearbeiten.

Ebenso lassen sich abgeschlossene Aufgaben filtern, um die erfassten Zeiten zu kontrollieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Wichtig: Solange der Filter aktiv ist (erkennbar an der gelben Markierung), werden nur die gefilterten Ergebnisse angezeigt. Daher sollte der Filter nach der Nutzung deaktiviert werden, um wieder alle Daten vollständig sehen und weiterarbeiten zu können.

Termin verplanen

Standardmäßig werden Termine ohne feste Uhrzeit eingeplant. Falls erforderlich, kann jedoch manuell eine Uhrzeit hinzugefügt werden.

Neu: Mit der Funktion Automatische Uhrzeitvergabe kann das System eine Uhrzeit basierend auf dem hinterlegten Arbeitszeitmodell sowie bereits verplanten Terminen automatisch zuweisen. Diese automatische Vergabe bleibt aktiv, solange die entsprechende Option ausgewählt ist.

Kapazitätenplanung

Mitarbeiter können einem oder mehreren Projekten zugeordnet werden, ohne dabei Arbeitsstunden zu verbuchen. Dafür wird die Option „0 h“ ausgewählt.

Diese Art der Zuweisung ist besonders nützlich für Projektleiter, Verantwortliche oder Ansprechpartner, die einem Projekt zugeordnet sein sollen, ohne eine direkte Stundenbuchung vorzunehmen.