Planung und Abrechnung noch einfacher
In dieser Version wurden mehrere Funktionen verbessert. Die Planung, der Dokumentenversand sowie die Fahrzeitenberechnung sind nun effizienter gestaltet. Unterjährige Wartungen lassen sich nun gezielt für bestimmte Monate planen. Der Mobile Client ermöglicht ebenfalls den direkten E-Mail-Versand von Dokumenten über zentrale Konten und die Berechnung von Wegzeiten und Entfernungspauschalen berücksichtigen jetzt auch Straßenkilometer.
Unterjährige Wartungen mit fixen Intervallen
Mit diesem Release wird die Möglichkeit eingeführt, bei unterjährigen Wartungen fixe Intervalle für bestimmte Monate festzulegen.
Hierbei wurde ein Auswahlfeld für Monate (1 bis 12) hinzugefügt. Es können nun beliebige Monate ausgewählt werden ( z.B. Februar, April, Juli, Oktober).
Das System sorgt dann automatisch dafür, dass die nächste Wartung immer in einem dieser Monate stattfindet – unabhängig davon, wann eine Aufgabe tatsächlich geplant oder verschoben wird. Die Februar Wartung kann somit im Jänner vorgeplant oder im April nachgeplant werden. Auf diese Weise bleibt die Abfolge der Wartungen klar, einfach nachvollziehbar und verlässlich.
Direkter E-Mail-Versand von Dokumenten
Bisher wurden Dokumente über das persönliche E-Mail-Konto des Technikers verschickt. Mit der neuen Lösung können künftig Arbeitsscheine direkt vom Server aus per E-Mail versendet werden. Damit wird der Versandprozess vereinfacht und zentralisiert.
Die Empfängeradressen können entweder aus den beim Kunden oder Objekt hinterlegten Kontakten gewählt oder manuell eingetragen werden. So ist sichergestellt, dass die richtige Adresse flexibel angegeben werden kann. Der Kunde kann selbst definieren, wie die E-Mails aussehen sollen, zum Beispiel durch individuelle Einstellungen für Absender und Textvorlagen. Das System übernimmt anschließend den Versand automatisch im Hintergrund.
Eingehende Antworten werden an das gemeinsam genutzte E-Mail-Postfach weitergeleitet, sodass alle mit Zugriff auf dieses Postfach die Kommunikation einsehen können.
Sollte eine E-Mail nicht zugestellt werden können (etwa durch eine falsche Adresse), liegt die Verantwortung für die Überprüfung und das Handling beim Kunden.
Farben von Phasen bei Planung
Bisher konnte eine Farbe einer bestimmten Phase zugeordnet werden. Nun ist dies auch für beliebige Projekte anzuwenden. Künftig kann die Farbe einer Phase direkt im CapaProject ausgewählt werden.
Hierzu wird ein neuer Color-Picker implementiert, der eine freie Auswahl ermöglicht. Somit wird die Farbverwaltung zentralisierter und flexibler gestaltet.
Berechnung der Wegzeit auf Basis von Straßenkilometern
Die Berechnung der Wegzeit für Mitarbeiterfahrten erfolgt künftig wahlweise auf Basis der tatsächlichen Straßenentfernung zwischen Betrieb und Baustelle. Bisher wurde ausschließlich die Luftlinien-Entfernung in Kilometern genutzt.
Die Entfernung kann auf der Karte überprüft werden, zum Beispiel über Google Maps.
Die Wegzeit wird für Hin- und Rückfahrt nach folgendem Schema berechnet:
- 0 – 4,5 km: keine Wegzeit
- 4,5 – 14,5 km: 0,5 Stunden Wegzeit (z. B. eine Fahrt 0,25 Stunden)
- 14,6 – 29,9 km: 1,0 Stunden Wegzeit
- ab 30 km: tatsächlicher Aufwand, aufgerundet
Wenn die Fahrzeit bereits gebucht wurde, ersetzt diese die automatisch ermittelte Wegzeit. Auf Basis der Straßenkilometer werden automatisch Wegzeiten und Entfernungspauschalen für die Mitarbeiter berechnet, die nur dann angesetzt werden, wenn der Arbeitstag beim Kunden beginnt. Wenn die Fahrzeit bereits gebucht wurde, ersetzt diese die automatisch ermittelte Wegzeit.
Kunden können eigene Kategorien für die Entfernungs- und Pauschalberechnung festlegen. So lassen sich Entfernungen und Wegzeiten transparent planen und abrechnen, während die bisherige Luftlinien-Berechnung weiterhin als Referenz erhalten bleibt.
