Hatten Sie schon einmal das Problem, dass Ihre MitarbeiterInnen aufgrund von fehlerhafter Planung Überstunden machen mussten oder hatten gar einen Engpass, weil zu viele Ihrer Leute Urlaub hatten? Mit der Personaleinsatzplanung haben Sie diese Probleme nicht mehr. Was das genau ist und welche Vorteile es bringt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Definition
Bei der Personaleinsatzplanung werden die MitarbeiterInnen je nach Arbeitsanfall bestmöglich zeitlich, quantitativ, qualitativ sowie örtlich verplant. Dabei werden die Qualifikationsprofile der MitarbeiterInnen mit den Anforderungsprofilen der zu besetzenden Stellen verglichen, um eine effektivere Arbeitserledigung zu erreichen. Dabei werden die gesetzlichen, tariflichen sowie sonstigen betrieblichen Vereinbarungen beachtet. Zudem bietet die Personaleinsatzplanung die Grundlage für Personalentscheidungen wie Neueinstellungen, Entlassungen, Versetzungen oder Weiterbildungen.
Als Teilbereich des Workflow-Managements werden mögliche Schwankungen im zukünftigen Personalbedarf und in der -kapazität berücksichtigt. Außerdem können nachfragebedingte sowie saisonale Schwankungen genauso wie volatile Auftragslagen eingeplant werden.
Formen
Bei der Personaleinsatzplanung wird zwischen drei Formen unterschieden:
- Quantitative Personaleinsatzplanung:
Bei dieser Form wird verglichen, ob der zu erwartende Personalbedarf je nach Arbeitsanfall über einen bestimmten Zeitraum mit dem verfügbaren Personal abgedeckt werden kann. Dadurch kann bei langfristiger Planung frühzeitig optimal auf einen Personalbedarf sowie Schwankungen reagiert werden. - Qualitative Personaleinsatzplanung:
Hierbei liegt der Fokus auf den Qualifikationen der MitarbeiterInnen. Es wird geklärt, ob diese die notwendigen Fähigkeiten haben, um die zukünftigen Aufträge zu erledigen. - Zeitliche und räumliche Komponente / Saisonalität:
In diesem Punkt werden saisonale Schwankungen sowie die Verteilung der Standorte betrachtet.
Ziel
Das große Ziel der Personaleinsatzplanung ist die Erfüllung der Unternehmensaufgaben unter optimalem Ressourceneinsatz. Das bedeutet, dass der/die richtige MitarbeiterIn, also mit den passenden Qualifikationen, zur richtigen Zeit und zu optimierten Kosten am richtigen Arbeitsplatz eingeplant wird. Die Personaleinsatzplanung ist dabei Umsatz-, Service-, Kosten- und Mitarbeiterorientiert und will eine Deckung von Personalbestand sowie -bedarf schaffen.
Nutzen / Vorteile
Der Einsatz der Personaleinsatzplanung bietet Vorteile für das Unternehmen sowie für deren MitarbeiterInnen:
- Senkung teurer Überstunden
- Steigerung der Produktivität
- Steigerung des Service Levels
- Senkung von teuren Leerlaufzeiten
- Steigerung der Produktqualität
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
