Sie sind auf der Suche nach einer Alternative zu komplizierten Planungsprogrammen oder Excel? Wir empfehlen Ihnen ein Planungsprogramm mit einer Drag & Drop-Funktion. Diese bieten Vorteile bei der Erstellung, Bearbeitung sowie der Zusammenarbeit.
Natürlich hat auch diese Methode nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile. Erfahren Sie im folgenden Blogbeitrag welche diese sind und entscheiden Sie ob dieses System für Sie geeignet ist.
Die Vorteile von einer Drag & Drop Planungssoftware
1. Einfache Anwendung
Der augenscheinlichste Vorteil ist die Einfachheit dieses Systems. Die benutzerfreundlichkeit dieses Planungsverfahrens zeigt sich insbesondere in den folgenden drei Bereichen:
- Einfach Pläne erstellen
Durch die Anwendung von einer Drag & Drop Planungssoftware ersparen Sie sich das lange und umständliche bearbeiten von Tabellen sowie das stundenlange eintragen von Datensätzen in Spaltenform. Mit diesem Planungssystem erstellen Sie ganz einfach eine neue Aufgabe und müssen lediglich einen Namen dafür vergeben. Es ist nicht notwendig, dass Sie zu diesem Zeitpunkt bereits weitere Informationen eintragen. So einfach geht die Erstellung einer neuen Aufgabe. - Leicht verständliche Pläne
Durch die grafische Darstellung sind die Pläne nicht nur einfach zu erstellen, sondern auch leicht verständlich. MitarbeiterInnen können daher relativ schnell ohne großen Aufwand mit dem Programm arbeiten. - Kurzfristige Änderungen sind schnell umsetzbar
Natürlich gehören auch kurzfristige Planänderungen zum Büroalltag dazu. Mit diesem Planungssystem ist das kein Problem. Bei levatis können Sie einfach die Termine im Wochenkalender verschieben.
2. Visuelle Planung
Durch die grafische Darstellung kann das Drag & Drop-System in der Planung erneut vereinfacht werden. Bei levatis haben Sie zum Beispiel die Auslastung Ihrer MitarbeiterInnen im Wochenkalender dank der unterschiedlichen Farben auf einem Blick. Die Farben können Sie dabei individuell an Ihr Unternehmen anpassen. Durch die grafische Unterstützung wird daher auch der Workflow im Unternehmen verbessert.
Die grafische Darstellung ist immer noch einer der meist genannten Gründe, warum Excel verwendet wird. Doch oftmals kann Excel nicht all die Projektmanagement Tools bieten, die Sie benötigen. Es kann auch schnell einmal passieren, dass sich ein Wirbel ergibt, vor allem durch die fehlende Drag & Drop Funktion. Die Zellen können zwar verschoben werden, zumeist sehen diese am Zielort jedoch anders als gewünscht aus. Sie benötigen daher mehr Zeit, damit die Datei wieder richtig formatiert beziehungsweise übersichtlich ist.
3. Schnell Ressourcen verschieben sowie Pläne bearbeiten
Wenn sich Aufträge verschieben, so können Sie diese ganz einfach zu einem anderen Zeitpunkt ziehen. Durch die Auslastungsanzeige der Mitarbeiter haben Sie auf einem Blick, an welchem Datum der neue Termin ideal wäre. Ein weiterer Vorteil ergibt sich bei der Bearbeitung der Auftragsdauer. Hierbei verändert sich die Größe des Anzeigefeldes des jeweiligen Auftrages nicht, im Gegensatz zu der Planung in Excel. Auch wenn sich von der Feldgröße nichts ändert, so können Sie in levatis anhand der Auslastungsfarbe erkennen, dass ein Mitarbeiter nun weniger oder mehr ausgelastet ist.
Was Sie bei einer Drag & Drop Planungssoftware beachten sollten
Wie ein jedes Programm, hat natürlich auch die Drag & Drop Planungssoftware seine Nachteile. Uns bei levatis ist das völlig bewusst und haben daher Möglichkeiten geschaffen, diese zu minimieren.
1. Kann zu unspezifisch werden
Da eine Drag & Drop Planungssoftware sehr flexibel ist, können Sie selber entscheiden wie viele Daten Sie eintragen. Was für die einen eine Vorteil ist, da sie nicht immer alle Daten ausfüllen müssen, kann für andere ein Nachteil sein. Wenn Sie die Anwendung lediglich für die kurzfristige Planung nutzen können bereits nur wenige Daten völlig ausreichend sein. Diese Planungsmethode ist jedoch auch für die strategische Planung in Unternehmen geeignet. Hierfür werden jedoch mehr Details benötigt. Wenn Sie diese eingeben, dann erhalten Sie auch umfangreiche Reports.
Ein weiterer Punkt ist die alltägliche Verwendung des Kalenders von den MitarbeiterInnen. Wenn diese jeden Tag damit arbeiten und hiervon wichtige Informationen für ihre Aufgaben bekommen, so sind mehr Details notwendig. Werden nicht alle Details eingetragen, so kann es zu einer Verschlechterung der Workflows kommen, anstatt zu einer Verbesserung.
Unsere Lösung:
Wir bieten für unsere KundInnen zusätzliche Felder an, wodurch mehr Details bereits bei der Planung eingefügt werden können. Als Pflichtfeld erscheint jedoch lediglich die Aufgabenbezeichnung, der Rest ist Ihnen überlassen.
Hier finden Sie einen Auszug der optionalen Felder:
- Verrechnungszeitpunkt (z.B. nach Abschluss, Pauschale)
- Kaufmännischer sowie technischer Verantwortlicher des Auftrages
- Bevorzugte Mitarbeiter für den jeweiligen Auftrag
- Aufgabenart (z.B. Dienstleistung, Kundentermin)
- Montage- sowie Entfernungszulage
2. Zu viele Daten können zur Unübersichtlichkeit führen
Zum einen wollen wir Sie dazu motivieren, dass Sie so viele Daten wie möglich speichern, zum anderen kann eine große Datenmenge auch schnell zur Unübersichtlichkeit führen.
Unsere Lösung:
Daher haben wir uns auch hier eine Lösung für levatis überlegt: Im Wochenkalender können Sie selber entscheiden, wie detailreich dieser eingeblendet werden sollte.
Einstellungen in levatis
Anzeigeoptionen im Wochenkalender
